Seloste käsittelytoimista – Starttiin.fi
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Suomen Melonta- ja Soutuliitto ry (myöhemmin SMSL) / Finlands Paddling och Roddförbund rf
Osoite: Paavo Nurmen tie 1, 00250 Helsinki
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Osoite: Paavo Nurmen tie 1, 00250 Helsinki
Sähköposti: toimisto@smsl.fi
3. Rekisterin kuvaus
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Suomen Melonta- ja Soutuliitto ja jäsenseurat käsittelevät Starttiin.fi -kilpailutoiminnan järjestelmään rekisteröityneiden henkilötietoja. Ensisijaisesti henkilötietoja käsitellään melonnan ja soudun kilpailutoiminnan toteuttamiseen. Starttiin.fi käyttää kilpailutoimintaan osallistuvien urheilijoiden osalta Suomisporttiin rekisteröityjä henkilötietoja. SMSL Suomisportiin on laadittu erillinen tietosuojaseloste.
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
- Kilpailutoiminnan ja tapahtumien toteuttaminen (ilmoittautuminen, ikärajat, sukupuoli, alus-/veneluokka)
- Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
- Sähköinen viestintä (ilmoittautumisen tehnyt henkilö on oikeutettu saamaan kilpailuun liittyvää viestintää sähköpostitse lain sallimissa rajoissa)
- Analysointi ja tilastointi (vuositilastot)
Rekisteröidystä käsitellään seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
- Starttiin.fi hakee lisenssitiedot Suomisportista. Starttiin.fi:n omaan tietokantaan tallennetaan lisenssin ostaneen nimi, seuran nimi, puhelinnumero, lisenssityyppi ja ostohetki sekä Sportti-ID. Ilmoittautumista tehtäessä tietokantaan tallennetaan ilmoittajan nimi ja sähköposti, ja ne liitetään kilpailijaan. Tietokantaan pääsee järjestelmän käsittelijä.
- Kilpailunjärjestäjä näkee käyttäjän tunnistamiseen tarvittavat tiedot: nimen, seuran, puhelinnumeron, sportti-ID:n ja lisenssin voimassaolotiedon.
- Kilpailutoimintaan tarvittavat tiedot, kuten lähtölistat ja tulokset.
- Mahdollisesti seuran ja henkilön kilpailu-/tapahtumatoimintaan liittyvät tiedot sekä muut suostumuksella kerätyt tiedot.
4. Henkilötunnuksen antamisen perusteet ja henkilötunnuksen käyttö
Starttiin.fi kirjautumisen edellytyksenä on se, että henkilöllä on olemassa oleva Suomisport-tili. Suomisportiin rekisteröidytään sähköpostilla tai matkapuhelinnumerolla. Henkilötunnus toimii tiliä luodessa ainoastaan henkilön yksilöinnin välineenä, minkä pohjalta jokainen saa itselleen henkilökohtaisen Sportti-ID:n ja Sporttitilin. Henkilötunnuksen kerääminen yksilöintiä varten on Suomisportissa tarpeellista ja lainmukaista.
Sporttitilin luonnin yhteydessä kysyttävää henkilötunnusta ei välitetä tai käsitellä Suomisport-palvelussa eikä Starttiin.fi-palvelussa. Kummankaan palvelun henkilötietojen käsittelijät eivät näe eivätkä käsittele rekisteröityjen henkilötunnuksia. Henkilötunnus näkyy tarvittaessa vain Suomisport-palvelun pääkäyttäjälle virhetilanteiden korjaamista varten.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot kerätään Suomisport-palvelusta. Henkilö ylläpitää itse omia henkilötietojaan yhteystietojen ja suostumuksien osalta SuomiSport-palvelussa. Henkilöllä on mahdollisuus nähdä omat henkilötietonsa kirjautumalla palveluun. SMSL SuomiSport-palvelusta on oma rekisteriselosteensa. Erityistapauksissa SMSL:n toimihenkilö, jolle on annettu tietojen käsittelyn oikeudet, voi muokata Suomisport-rekisterin tietoja rekisteröityneen suostumuksella.
Henkilötietojen käsittely tapahtuu niiden SMSL:n jäsenseurojen henkilötietojen käsittelijöiden (kilpailujärjestäjä) toimesta, joille on myönnetty järjestelmän käyttöoikeus. Henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle asioinnin yhteydessä ilmoitettuun lainmukaiseen käyttötarkoitukseen. Jokainen henkilötietojen käsittelijä on sitoutettu käyttöehdoin Starttiin.fi:n käyttöön ja tietosuojaan.
Henkilötietoja käytetään kilpailutoiminnan toteuttamiseen. Lisäksi henkilötietojen käsittelijät käyttävät henkilötietoja myös anonymisoituna tilastotietona.
6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
SMSL ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. SMSL voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa seuraavasti:
- Rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella
- Kilpailutoiminta: SMSL:n alle kuuluville organisaatioille sekä valtuutetuille kolmansille osapuolille siinä määrin, kuin ne osallistuvat kilpailutoiminnan toteuttamiseen
- Rekisteröityneen henkilötiedot kilpailuun ilmoittautumisen mahdollistamiseksi sekä lähtölistojen ja tulosten julkaisemista varten (kilpailuihin osallistuneiden kilpailutulokset julkaistaan julkisessa tulospalvelussa)
Henkilötietoja voidaan siirtää eteenpäin rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle.
Tietoja ei luovuteta EU:n / ETA:n ulkopuolelle. Teknisistä ja tietojen käyttöön liittyvistä käytännöllisistä syistä johtuen tietoja saatetaan säilyttää SMSL:n käyttämien ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla, ja nämä ulkopuoliset palveluntarjoajat saattavat käsitellä tietoja liiton lukuun. Tietoja käsitellään voimassa olevien lakien ja asetusten mukaisesti.
7. Palveluntarjoajien sitouttaminen tietosuojaan
Kaikki palvelun tarjoajat eli muut rekisterinpitäjät ja käsittelijät sitoutetaan sopimuksin Suomisportin tietosuojaperiaatteisiin, jotka on kerrottu SMSL Suomisportin tietosuojaselosteessa.
Starttiin.fi:n kirjautuminen tapahtuu SuomiSport-tunnistautumisella (OAuth), eikä Starttiin.fi tallenna tai käsittele käyttäjien salasanoja. Tietokantaan ei pääse käsiksi suoraan selaimesta, vaan kaikki tietojen käsittely tapahtuu palvelimella, ja käyttöoikeudet on rajattu rooliperusteisesti. Käyttäjärekisteriä pääsee käsittelemään ainoastaan käsittelijä, jolla on salassapitovelvollisuus.
8. Henkilötietojen tarkistaminen ja muokkaaminen
Palveluun rekisteröitynyt käyttäjä näkee itse omat henkilötietonsa Starttiin.fi:ssä, joka hakee tiedot Suomisportista. Hän voi itse hallinnoida ja ylläpitää tietojaan Suomisportissa. SMSL Suomisportin henkilötietojen käsittelijä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä.
Rekisteröidyillä on lain asettamissa rajoissa oikeus:
- Tarkastaa, mitä tietoja SMSL on hänestä kerännyt
- Vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista
- Kieltää SMSL:a käsittelemästä henkilötietojaan suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten
- Vaatia rekisterinpitäjää poistamaan tietonsa rekisteristä. Jo julkaistuja lähtölistoja ja kilpailutuloksia ei kuitenkaan poisteta, koska ne säilytetään kilpailutoiminnan arkistointia ja tilastointia varten (yleisen tietosuoja-asetuksen 17 art. 3 kohta). Tietojen poistaminen saattaa myös vaikuttaa henkilön mahdollisuuteen osallistua kilpailu- ja tapahtumatoimintaan.
Edellä mainittuja oikeuksia, mukaan lukien tietojen poistamista koskevat pyynnöt, voidaan käyttää ottamalla yhteyttä liittoon rekisteriselosteen alussa mainittuja yhteystietoja käyttäen.
9. Omien tietojen poistaminen
Suomisportin palveluntarjoajilla (SMSL) on oikeus rekisteröidyn henkilötietojen käyttöön kyseisen palvelun voimassaolon ajan. Voimassaoloaika on palvelun toimintakausi lisättynä 13 kuukauden siirtymäajalla. Tämän jälkeen Starttiin.fi:llä ei ole yhteyttä henkilön Sporttitiliin.
Rekisteröidyn henkilötiedot jäävät Suomisport-palveluun henkilön omalle Sporttitilille. Järjestelmä poistaa automaattisesti sellaisten Sporttitilien henkilötiedot, joissa ei ole ollut toimintaa viiteen vuoteen. Rekisteröity voi pyytää Sporttitilin poistoa siirtymäaikojen päätyttyä osoitteesta: suomisport@olympiakomitea.fi.
10. Muutokset tietosuojakäytäntöön
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.